Úředník v minulosti počítal na počítadle, v budoucnu už nebude mít ani kancelář

Co bylo první? Fax, nebo telefon?

Faxové číslo na vizitce či firemních materiálech je už dnes většinou minulostí. Přesto podle výzkumu, který provedla společnost Fuze před dvěma lety, je fax „nezbytný" pro 30 % pracovníků ve Velké Británii, 39 % v Německu, a dokonce až 42 % ve Francii. Možná tedy zase tak zapomenutý ještě není.

I když první moderní vymožeností, kterou začali sekretářky a úředníci v dávných kancelářích používat, byl telefon, fax vznikl ještě daleko dříve.

Kancelář novin New York Times v roce 1942

Za vynálezce faxu je považován Skot Alexander Bain, který si svůj „záznamový telegraf” nechal patentoval už 27. května 1843. V jeho přístroji byl originál dokumentu překreslen nevodivou barvou na vodivé podložce.

V roce 1876 si Alexander Graham Bell nechal patentovat telefon. V roce 1861, ještě dlouho před začátkem používání telefonů, prodal obchodník Giovanni Caselli několik faxových přístrojů, tehdy zvaných Pantelegraf. Tito předchůdci faxů se však k běžné komunikaci mezi úředníky ještě nepoužívali. První komerční telefaxová služba se objevila v roce 1865 v Paříži a Lyonu, ale k dnešním faxům měla ještě dost daleko.

Až v roce 1966 představila společnost Rank Xerox první fax, který se dal připojit k obyčejné telefonní lince, a byl tedy použitelný pro práci v kanceláři. Největší rozvoj zažilo faxování od konce sedmdesátých let 20. století, kdy japonští výrobci začali dodávat ještě menší a lépe vybavené faxy, které byly také rychlejší díky používání datové komprese.

E-mail oslavil už 40 let

Technologií, která administrativní práci posunula velký krok dopředu, byl vynález e-mailu. Elektronická pošta přinesla velké usnadnění práce a úsporu času při běžné i obchodní korespondenci.

Emaily pomalu nahrazují poštovní i faxovou korespondenci. Zdroj obrázku

První systém, který se dá považovat za prapředka e-mailu, vznikl už v 60. letech 20. století na Massachussets Institute of Technology. Systém CTSS (Compatible Time-Sharing System) umožňoval skrze terminály ukládat a sdílet data několika uživatelům najednou.

Opravdová síťová pošta však vznikla až v souvislosti se vznikem internetu.

Americké ministerstvo obrany v roce 1971 využívalo pro svoji práci pradědečka internetu tzv. ARPANET. Ray Tomlinson ze společnosti Bolt Beranek (BBN), která v té době pro ministerstvo pracovala, hledal způsoby, jak přenést soubory z jednoho počítače na druhý. Vytvořil tedy program pro předávání zpráv. Součástí zprávy tehdy musela být úplná cesta, přes které počítače se má zpráva směrovat. Mezi jméno uživatele a jméno počítače prostě vložil zavináč. E-mail byl na světě.

Co to je ten Internet

Nejpodstatnějším vynálezem pro práci v kanceláři je bezpochyby internet. Počátky internetu souvisí se studenou válkou, kdy Sovětský svaz vypustil na oběžnou dráhu umělou družici Sputnik. Tento akt znamenal pro USA bezprostřední jaderné nebezpečí. Proto se začali na případný útok připravovat. Agentura ARPA, která vznikla při americkém ministerstvu obrany, měla zajistit komunikaci mezi všemi super-počítači v celé zemi po jaderném útoku. V roce 1967 vzniká síť ARPANET. Síť se začala budovat mezi Stanfordským výzkumným institutem, Univerzitou v Los Anegeles, v Santa Barbaře a Utahskou Univerzitou. V roce 1969 je síť ARPANET dobudována. První věta, která byla poslána z University of California v Los Angeles po síti zněla: „Are you receiving this?”.

 „Tak tohle je internet Jane.” Internet ze seriálu It crowd. Zdroj obrázku

Až v roce 1989 dochází k využívání sítě ke komerčním účelům a k zábavě. Přispívá tomu především nová služba Gopher a WWW s hypertextovými odkazy. V roce 1993 jsou více než 2 miliony počítačů připojených na internet, na kterém se prezentuje více než 600 WWW stránek. V roce 1998 je počítačů připojených na internet už 20 milionů.

ČSFR se připojuje v listopadu roku 1991 do sítě internet přes uzel v Linci. Prvním připojeným místem bylo ČVUT v Praze.

Češi využívají technologie v práci o pětinu méně než v Evropě

Češi ve využívání technologií v kancelářské práci za Evropu pokulhávají. Tuto skutečnost potvrdil i výzkum provedený společností Microsoft mezi 20 000 zaměstnanci ve 20 evropských zemích. Čeští zaměstnanci v práci používají o pětinu méně notebooky, intranet, ale i zákaznické systémy, aplikace pro plánování nebo projektový management než v ostatních zemích EU.

Dnešní česká kancelář je nejčastěji vybavena počítači s připojením na internet, tiskárnou, kopírkou a případně skartovačkou. Zaměstnanci mají služební telefony, na úřadech však dost často nejdete ještě i pevnou linku.

Kanceláře jsou zaplněné kancelářským nábytkem a jsou v nich často více než dva zaměstnanci. Móda open space, která přišla v 90. letech, pomalu opadá. Přesto velkých sdílených kanceláří stále najdete v malých i velkých firmách velké množství.

Budoucnost kancelářím nepřeje

Dnešním trendem je hlavně mobilita a pohodlí. Sedět osm hodin na jednom místě neodpovídá způsobu života dnešních zaměstnanců. Ti chtějí mít svobodu a možnost pracovat z jakéhokoli místa na světě.

To, že se zaměstnanci nepotkávají fyzicky v práci, však neznamená, že nemohou spolupracovat. Právě moderní technologie jim umožní nový model spolupráce. Můžou tak pracovat odkudkoli, třeba z druhé strany zeměkoule, a jsou se svými spolupracovníky stále v kontaktu.

Pro komunikaci se využívají komunikační sítě po internetu. Sdílení a předávání práce s využitím například Google Docs je dnes už běžné. Velkou roli při spolupráci na dálku hrají notebooky, tablety, či chytré telefony, které jsou malé, skladné a lehké, a můžete je tak mít stále u sebe.

Kancelář budoucnosti bude ve virtuální realitě

Například klasické porady v zasedačkách dnes už může nahradit virtuální setkání ve virtuální místnosti. Seznámíte se tak třeba s novým produktem, který sice ještě neexistuje reálně, ale ve virtuální realitě už svoji podobu má.

Na takové virtuální poradě může proběhnout i klasický brainstorming se psaním poznámek na tabuli. Stačí mít virtuální tabuli na monitoru, která je propojena se všemi účastníky setkání. Ti na ní mohou libovolně malovat a psát během porady.

Pro účast na poradě se nemusíte ani hnout z místa. Zdroj obrázku

Firma Bynder loni vyzkoušela „Týden práce z domova”. Zaměstnanci byli povzbuzování k tomu, aby pracovali na svých oblíbených místech, a využívali ke vzájemné spolupráci různé technologie. Výsledky tohoto experimentu společnost překvapily. Mnozí zaměstnanci se díky práci na dálku lépe soustředili a zvýšili svou produktivitu.

Zaměstnanci, kteří pracují na místech, kde se cítí dobře, mají pohodlí a přístup k technologiím, pracují lépe a jsou produktivnější.

„Kancelář budoucnosti” tedy vlastně nebude existovat. Protože kancelář, jak ji známe dnes, nejspíš nebudeme potřebovat.