Umíte si určit priority? Těchto 5 kroků vám v tom pomůže

1.Co mám dnes v plánu?

Položte si tuto otázku každé ráno před tím, než se pustíte do práce. Zaměřte se jen na jeden daný den a nelistujte kalendářem příliš dopředu. Měsíční plán všech povinností vás totiž může akorát tak vystresovat.

2.Co je doopravdy urgentní?

Z naplánovaných úkolů červeně zakroužkujte ty, které doopravdy do zítřka nepočkají. Zkuste odhadnout, kolik času vám tak zaberou, a rozplánujte si, které uděláte dopoledne a které odpoledne. A že nedokážete urgentní úkoly rozpoznat od ostatních? Zamyslete se nad tím, co by se stalo, kdybyste je nesplnili. Ohrozíte vztah s klientem? Přijdete o část rozpočtu? Nebo jen budete mít špatný pocit? Podle toho uvidíte, co má doopravdy přednost.

3.Neodpovídejte hned

Pak nastává čas otevřít si firemní mail a probrat se nově příchozí poštou. Nové maily nejprve přelétněte očima a pomocí vlaječek označte opět ty prioritní. Na ostatní si vyhraďte třeba půl hodiny až hodinu denně a vyřiďte je najednou. Nikde není psáno, že odpovědět musíte obratem – akorát by vás to rozptylovalo.

4.Delegujte

Často se vám stane, že vám nadřízený přidělí úkol, který úplně nesouvisí s vaší náplní práce. Promyslete, zda se ve vašem oddělení nenajde někdo, komu by zadání sedělo lépe nebo kdo s ním má více zkušeností. Nebojte se část své práce předat kolegům. Vy jim pak zase na oplátku pomůžete s něčím jiným.

5.Vyřazujte

Projděte si seznam činností, které děláte pravidelně. Opravdu jsou všechny nutné? Nelze některé spojit dohromady nebo automatizovat pomocí chytrého nástroje, programu či aplikace? Může se stát, že určité úkoly děláte spíše ze zvyku a vlastně ani nejsou potřeba. S nemilostí je ze své rutiny vyškrtněte. Uvolní se vám tak ruce pro důležitější věci.

Zajímá vás více informací k time managementu? Přečtěte si také tento článek.