Výcvik v time managementu už nefunguje

Práce se změnila, ale tipy a tréninky na to, jak zvládat náš čas (time management) jsou vlastně pořád stejné. Tradiční rada zní: ráno si udělejte seznam věcí, které musíte udělat. Jenže takový seznam se sesype ve chvíli, kdy si otevřeme mailbox. Další rada říká: určujte priority věcí, začněte s tou nejdůležitější. Jenže dnes se vše tváří urgentně a super důležitě. Také prý máme zavřít dveře kanceláře, abychom se mohli na práci soustředit. Ale co naše hučící mozky a internet na konci našich prstů? Nehledě na to, že spousta lidí už žádné dveře do kanceláře nemá. Jakýkoliv naplánovaný rozvrh letí z okna v 8:01.

Problém není jen to, že jsme rušeni od práce. Problém je to, že jsme rušeni od práce další prací. Kolikrát si sedneme k důležité práci, která vyžaduje soustředění, jen proto, abychom byli v příští minutě vyrušeni příchozím e-mailem od klienta nebo kolegy. Lidé pracující se znalostmi (tzv. knowledge workers) jsou tak zahlceni příchozími informacemi, že jsou většinu času v obranné pozici, bez jasného plánu a organizace. Práce se na ně hrne ze všech směrů, takže vyčerpají intelektuální kapacitu už jen tím, že se snaží zapamatovat si, co všechno mají udělat. Tempo je šílené, vyrušení přichází každých několik minut, takže není nikdy čas se zastavit a práci si zorganizovat. Absolvované tréninky nejsou k ničemu: na stole je příliš mnoho lepíků, papíry s úkoly jsou nekonečně dlouhé a pořád je co připisovat. E-maily označené jako důležité rychle přibývají, posunují se v mailboxu stále níž, až jsou pohřbeny. Výsledkem je neustálý stres a pocit zaneprázdněnosti namísto produktivity, velká část času mnohdy padne na „přechod mezi úkoly“.

To se samozřejmě projevuje na kvalitě práce. Zaměstnanci, kteří neumí pracovat s vlastní pozorností, jsou stále ve stavu pohotovosti, v důsledku čehož nemají čas na reflexi a reálnou aplikaci svých schopností a zkušenosti.

Pravda je taková, že v současnosti je nutné pracovat jinak. A je potřeba mít jiné strategie time managementu. Společnosti musí najít způsob, jak trénovat svoje zaměstnance k větší produktivitě. Takový tréninky by měl mít tři základní složky:

1. Vyjasnění stanovování priorit (na místo udání priorit pro konkrétní úkoly)

2. Trénink zacházení s vlastní pozorností namísto time managementu

3. Srozumitelný management práce

S informacemi proudícími ze všech stran, z vnitřku i z vnějšku organizace, je snadné zůstat v pasti konstantního stavu „na příjmu“. Pokud ale zaměstnanci vědí, co je nejdůležitější součástí jejich práce, bude pro ně snazší vytvářet skutečné priority. To samé platí o celkových prioritách společnosti – pokud jsou jasné všem zaměstnancům, jsou snáze plnitelné prostřednictvím každodenní prioritizace.

Management pozornosti učí schopnost ovládat vyrušení, věnovat se jedné činnosti a vytvářet si prostory vysokého soustředění. Může se zdát, že multitasking je cesta k zvládnutí více úkolů, ve skutečnosti je to naopak. Další součástí tréninku je identifikace neproduktivních typů chování (jako je například neustálé reagování na okolní podněty).

Management práce není ve škole vyučován a tak každý v práci zkouší, co ho napadne (lepíky, označování e-mailů jako prioritní, seznamy úkolů na papíře, apod.), a výsledky jsou často smíšené. Bohužel, pravděpodobnost, že řadový pracující přijde na nejefektivnější způsob organizace práce, je velice malá. Zapisovat si do diáře a označovat si priority úkolů mohlo fungovat v minulosti, ale dnes tahle taktika není dostačující.

Dnes je komplexita práce taková, že potřebuje lepší taktiku a lepší sebeorganizaci. Většina zaměstnanců má alespoň část svých úkolů v hlavě. Jenže organizovat něco dobře, jde pouze pokud to vidíme. A vidíme to pouze tehdy, když je to mimo naši hlavu – hmatatelné, centralizované a také kontrolovatelné. Na úrovni celé organizace či společnosti pak bude snadné kontrolovat pracovní zátěž zaměstnanců, dobře plánovat projekty, vyhodnocovat aktivitu a v neposlední řadě lépe najímat nové lidi na práci, kterou je potřeba pokrýt. 

Autor: Maura Thomas

Překlad: Lenka Pavelková

Zdroj: https://hbr.org/2015/04/time-management-training-d...