Time management je mýtus: Řiďte svou energii, ne čas

Taky si někdy přejete, aby měl den více hodin? Nestíháte a úkony, které by měly trvat jenom několik minut, se vám prodlužují klidně na několik hodin? To se pak zase zkracují volné večery, doba spánku i víkendy. Ze stresu se stává každodenní chléb a ještě než si stihnete odepřít další volnou chvíli, dostaví se pocit vyhoření. Jenže jak toho stíhat více, aniž bychom se sedřeli z kůže?

Mýtus zvaný Time Management

Seznamte se s chlapíkem jménem Congdon. Začíná pracovat v 8 hodin ráno a bez přestávky pokračuje do 7 hodin večer.

Je to snadná past, do které se chytáme. Jsme naučeni, že solidně pracujeme po dobu 8 nebo více hodin, kdy zvýšíme svůj výkon, abychom zapůsobili na kolegy a nadřízené. Ve skutečnosti však ani tradiční osmihodinovka 5x týdně nepřispívá k produktivitě.

Studie zjistila, že průměrný zaměstnanec zažije 87 vyrušení denně, takže je obtížné zůstat produktivní a soustředěný celý den.

Congdon začal restruktalizovat svůj den tak, aby dosáhl stejného výkonu, ale mohl si dovolit i přestávky. Rozhodl se rozdělit svůj den na méně než 45 minutové segmenty a v těchto přísných časových úsecích maximalizovat svou produktivitu. Díky tomu začal využívat flexibilitu jednotlivých segmentů. Některé chvíle využil pro cvičení, jiné pro meditaci a další pro práci. Získaný odpočinek v pracovním dni mu pomohl snížit hladinu stresu, a proto v rámci přiděleného času pro práci dosáhl lepších výsledků.

To dává smysl ve světle výzkumu, který zkoumal lidskou produktivitu. Zjistil, že nesouvisí ani tak s hodinami strávenými prací, jako spíše s těmi zbývajícími.

V roce 2014 společnost The Draugiem Group použila aplikaci pro sledování času, jaké návyky odlišují jejich nejproduktivnější zaměstnance. Výsledky byly překvapující. 10 % zaměstnanců s nejvyšší produktivitou mělo nejméně odpracovaných hodin. Často dokonce nepracovali ani 8 hodin denně. Namísto toho zvolili jiný přístup. Po každých 52 minutách soustředěné práce si dopřáli 17 minutovou pauzu.

Alex Soojung-Kim Pang, konzultant společnosti Silcon Valley a autor knihy Rest: Why You Get More Done When You Work Less, říká, že výzkum poukazuje na význam odpočinku.

„Obecně platí, že krátké nárazy dlouhých odpracovaných hodin vedou k vyšší produktivitě, ale časem to přestane fungovat,“ říká. „Šance na nákladné chyby se zvedají, a v důsledku toho zesílí zisky plynoucí z delších pracovních hodin.“

Méně odpracovných hodin = větší produktivita?

Studie illinoiského technického institutu v roce 1951 zase zjistila následující. Vědci, kteří na pracovišti strávili 25 hodin týdně, nebyli produktivnější než ti, kteří tam strávili pouhých pět hodin.

„Jelikož neexistují jasné ukazatele toho, co to znamená být produktivní, mnozí pracovníci se obracejí k průmyslovým ukazatelům produktivity,“ říká Cal Newport, autor knihy Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World.

Studie konzultantů bostonské univerzity navíc zjistila, že manažeři nedokázali rozlišit rozdíl mezi zaměstnanci, kteří pracovali 80 hodin týdně a těmi, kteří to jenom předstírali.

Nenechat se rozptylovat

Newport doporučuje vybudovat si zvyk, který popisuje jako „hlubokou práci“. Klíčem je určit si délku časového úseku, po který se budeme soustředit jen na daný pracovní úkol a nenechat se ničím rozptýlit. Dalším přístupem k dosažení lepších výkonů za méně času je přehodnotit, jak si prioritizujeme úkoly.

V 80. letech proběhl výzkum, který rozdělil studenty do dvou skupin. Jedné výzkumníci doporučili, ať si stanovují měsíční cíle svých studijních aktivit, zatímco té druhé sdělili, ať  si své aktivity a cíle plánují mnohem podrobněji na každodenní bázi. Zatímco výzkumníci předpokládali, že dobře strukturované denní plány budou nejúčinnější, pokud jde o plnění úkolů, mýlili se: podrobné denní plány  studenty demotivovaly.

Buďte líní

Abychom co nejvíce využili naši pozornost a energii, musíme být čas od času líní, říká Newport.

Srini Pillayová, odborná asistentka psychiatrie na Harvardské lékařské fakultě, je přesvědčena, že toto protichůdné spojení mezi nicneděláním a produktivitou může být způsobeno tím, jak fungují naše mozky. Podle ní mají v takových chvílích tendenci být efektivnější.

„Abychom splnili své pracovní povinnosti, potřebujeme obě části mozku – tu soustředěnou, i tu nesoustředěnou,“ říká Pillayová.

Podle průzkumu psychologů Harvardské univerzity strávíme 46,9 % času, aniž bychom přemýšleli o tom, co se právě děje před námi. Klíčem k produktivitě je efektivní využití tohoto času. Jedná se o ty momenty, kdy se nám chce dělat spoustu věcí, jen ne pracovat - obvykle v dopoledních hodinách, a to přímo po obědě nebo v poledne.

Zdroj: BBC